Megatreff 2014 Katlenburg / Buchungshinweise

Noch ein paar Gedanken zum Buchungstool

Übersicht beim Einstieg

Hier werden alle Zimmer aufgelistet, jeweils mit der Zimmernummer, der Art des Zimmers, der Anzahl Betten, der bereits getätigten Buchungen und des Status des Zimmers. Farblich gekennzeichnet ist die Minimalbelegung (grün), die normale Anzahl Betten (hellblau) sowie die Maximalbelegung, wenn die Zusatzbetten (grau) auch noch reingestellt werden. Inwiefern die bereits getätigten Buchungen namentlich ersichtlich sind, hängt von der Einstellung des Einzelnen ab - diese kann in der Eingabemaske der Adressdaten vorgenommen werden und lässt die folgenden Optionen zu: 'alle', 'nur meine Buddies' und 'niemand'. Insofern nichts eingetragen ist, wird von einem default 'nur meine Buddies' ausgegangen. Falls der Name nicht angezeigt wird, steht an dessen Stelle lediglich '-belegt-'.

Die Zimmer können die folgenden Stati haben:

• keine Anzeige (entspricht einem offenen Zimmer) d.h. die noch freien Betten können gebucht werden.
• Work in progress (in Bearbeitung) d.h. das Zimmer wird gerade gebucht und da sollte (kann) niemand dazwischen funken. Dieser Zustand wird automatisch gesetzt, wenn jemand das Zimmer anklickt und bleibt 30' bestehen, ausser der Benutzer setzt den Zustand aktiv wieder auf 'open'. Nach 30' wird der Zustand durch das System zurück gesetzt.
• Locked (Abgeschlossen) - kann nach erreichen der Minimalbelegung gesetzt werden, wenn z.B. eine Familie ein Zimmer bucht und dann nicht noch 'Fremde' dabei haben will.
• Locked by Admin wenn der Administrator die Bearbeitung des Zimmers unterbindet. Sei es, dass ein Zimmer gar nicht für die freie Buchung zugelassen ist, oder dass an der bestehenden Buchung nichts geändert werden soll.

Einzelansicht

Durch klicken auf eine Zimmernummer kommt man auf die Einzelansicht des jeweiligen Zimmers. Für die eigenen Buchungen sieht man hier die Details - für die der Anderen entweder den Nick / Namen, oder halt auch 'nur' -belegt-, wenn einem die Einsicht nicht gewährt wird. (Die Administratoren sehen natürlich alle Buchungen.) Die eigenen Buchungen können editiert oder auch gelöscht werden. Falls es noch freie Betten gibt, wird ein Knopf 'Buchen' angezeigt, mit dem man zur Eingabe der Daten kommt.

Als 'eigene' Buchung werden all jene Buchungen verstanden, die der Benutzer selbst eingegeben hat (auch wenn dies für jemand anderes vorgenommen wurde - z.B. wenn jemand für einen Kollegen bucht, ob dieser nun im Forum angemeldet ist, oder nicht. Ebenfalls zu den 'eigenen' Buchungen eines Users sind diejenigen zu zählen, die ein Admin für den User vornimmt.

Dateneingabe

Beim Buchen hat man die Möglichkeit, die eigenen Daten aus der Adressdatenbank einlesen zu lassen. Beim Editieren einer Buchung stehen grundsätzlich die gleichen Datenfelder zur Verfügung, aber der Import aus der Adressdatenbank fällt weg. Die mit einem * versehenen Felder sind Mussfelder. Zu Vermerken:

• Feld 'User ID': hier kann man die UserID des Teilnehmers eintragen, damit der richtige Nick angezeigt wird. Wenn das Feld leer bleibt, wird der Vorname und der erste Buchstabe des Nachnamen angezeigt. (Fett, oben links in der Ecke der Buchungsmaske)
• Feld 'Jahrgang': Teilnehmer der Jahrgänge 2002 - 2014 nehmen zu reduzierten Preisen teil.
• Feld 'Land': 2-Stellig, denn das hat mit dem Bundesland nicht viel zu tun.
• Für den Admin noch das Feld 'Buchung durch': hier ist die UserID desjenigen einzutragen, der den Auftrag gegeben hat - siehe 'eigene' Buchung oben.

Achtung: Wenn ihr ein zweites Bett für eure Begleitung braucht, dann muss das natürlich genau gleich im System eingegeben werden... Also noch einmal 'Buchen' klicken und die Daten für die 2. Person eingeben. Wenn das jemand lediglich im Kommentarfeld vermerkt, dann 'weiss' das Tool nichts davon...

Umbuchungen

Umbuchungen auf ein anderes Zimmer sind auch möglich. (Das Ziel-Zimmer muss für Buchungen durch den entsprechenden User reserviert sein, sonst wird es auf der Liste gar nicht aufgeführt... Also zuerst mal die Nase reinstrecken und auf 'Work in progress' setzen, und dann die Umbuchung vornehmen.

Zuständigkeiten

Buchungs-Administratoren: Fun-Biker, Lars, PeterS
Tool-Zuständigkeit: PeterS (hier kann auch nachgefragt werden, wenn irgendwas nicht zu funktionieren scheint)
Rechnungen und Inkasso: Lars

Benachrichtigungen Wenn eine Buchung gespeichert, editiert oder gelöscht wird, verschickt das Tool eine Benachrichtigung an:

• buchungen-mt2014@tdm-forum.net
• die im Feld 'E-Mail' eingetragene Adresse
• die Adresse des Users dessen User ID im entsprechenden Feld eingetragen ist
• die Adresse des Buchenden

(Stimmen 2 oder mehr Adressen überein, wird die Liste entsprechend reduziert)

Nachvollziehbarkeit

Auf das Tool können nur angemeldete (und eingeloggte) Mitglieder zugreifen. Sämtliche Änderungen sind in der Datenbank hinterlegt. Die 'alten' Einträge werden nicht gelöscht oder überschrieben, sondern auf inaktiv gesetzt. Wenn sich jemand einen Scherz erlauben will, dann ist der Scherz in der db festgehalten, auch wenn die entsprechende Buchung später editiert oder gelöscht wird. Dies gilt nicht nur für die Buchungen selbst, sondern auch für die Stati der Zimmer - wobei dem Admin auch angezeigt wird, wer die letzte Änderung vorgenommen hat.

Zahlung

Die Buchungen werden periodisch von Lars überprüft. Der Buchende erhält anschliessend von Lars die nötigen Informationen zur Abwicklung der Zahlung:

• Zu überweisender Betrag
• Termin bis wann die Zahlung erfolgt sein soll
• Kontodaten

Grundsätzlich müssen alle Buchungen bis Ende Februar voll eingezahlt werden, da zu diesem Zeitpunkt festgelegt wird, wieviel (wenn auch erst später) an die Burg überwiesen werden muss. Wenn jemand nach diesem Zeitpunkt absagt, sollte er für einen Ersatz sorgen, oder damit rechnen, dass nichts zurückgezahlt werden kann. Dies müssen wir so handhaben, da sonst das Orga Team für finanzielle Ausfälle geradestehen müsste. Abhängig von der gesamten Anzahl der Buchungen wird im Einzelfall entschieden, ob und wie eine Rückzahlung im Falle einer Stornierung gehandhabt werden kann.

Spezieller Hinweis

Sollte das uns zugeteilte Kontingent bis Ende März nicht ausgeschöpft werden, können einzelne Zimmer dann zurückgegeben werden. Dies hätte zur Folge, dass durch das Orga Team gewisse Umbelegungen vorgenommen werden müssen. Betroffen sollten natürlich nur solche Zimmer sein, die bis dann noch unterbelegt sind.